プライバシーポリシー

1. 個人情報取扱主体・適用範囲

1. 個人情報の取扱主体は、天ぷらトゥーン運営チームです。日常の受付はリーダーを中心とする運営者が担当し、重要な判断や通常の体制では対応できない案件は統括者のれっしー、まっちが支援・判断します。
2. 本ポリシーは、LINEオープンチャット、Discordサーバー、HUBBY上で行う天ぷらの募集・VC、目安箱・問い合わせフォーム、関連イベント、公式SNS、運営室（tempura-room）その他運営チームが案内する公式Webサイトにおいて、運営チームが取り扱う情報に適用されます。HUBBY全体のサービスにおける情報の取扱いを定めるものではありません。
3. LINE、Discord、HUBBY、Google、Cloudflare等の外部事業者が、自らの目的と規約に基づいて取得・利用する情報には、各事業者のプライバシーポリシーが適用されます。これにより運営チーム自身の管理責任を免れるものではありません。
4. 取扱主体の氏名または名称、住所、代表者の氏名その他法令上必要な事項は、第15項のメール窓口への求めに応じて遅滞なく案内する方法により、本人が知り得る状態に置きます。

2. 取得する情報

運営チームは、コミュニティ運営に必要な範囲で、次の情報を取得する場合があります。

外部サービスから運営チームへ実際に提供される情報は、利用する機能、本人の設定および各サービスの仕様により異なります。

3. 利用目的

• 募集、連絡、イベント、参加・名簿管理その他本サービスの提供と運営
• 本人確認、アクセス制御、編集権限の確認および不正アクセスの防止
• 利用規約違反、迷惑行為、BAN逃れ等の調査・対応と再発防止
• 問い合わせ、相談、通報、異議申立てへの対応
• システム障害、情報漏えい、アカウント乗っ取り等の検知・調査・復旧
• 運用状況を把握し、ルール、企画、機能および安全対策を改善するため
• 本人の同意を得た活動報告、告知その他の広報
• 法令、裁判所または行政機関の適法な要請に対応するため

4. 取得方法・要配慮情報

1. 参加者が投稿・入力・提出した情報、運営チームが通常の管理機能で確認できる情報、外部サービスまたはWebサーバーから自動的に記録される情報を取得します。
2. 通報者以外の第三者に関する情報を提出する場合は、相談・安全確保に必要な範囲へ限定してください。無関係な私生活情報、本人確認書類、医療情報等をむやみに送らないでください。
3. 人種、信条、病歴、犯罪被害等の要配慮個人情報は、法令上認められる場合または本人の同意がある場合を除き、意図的に取得しません。相談上やむを得ず含まれる場合は、閲覧者と利用目的を限定します。

5. 第三者提供・統計情報

1. 運営チームは、本人の事前同意がある場合、法令に基づく場合、人の生命・身体・財産の保護のために必要で本人の同意を得ることが困難な場合その他法令上認められる場合を除き、個人データを第三者へ提供しません。
2. 警察、消防、学校、保護者、専門相談機関等へ情報を共有する場合も、前項の同意または法令上の要件を満たす範囲に限ります。安全対応であることだけを理由に無制限に共有しません。
3. 参加人数、企画の実施回数等を、個人を識別できない集計・統計情報として活動報告や企画資料に利用する場合があります。
4. 現在、個人データの共同利用は行っていません。共同利用を開始する場合は、法令上必要な事項を事前に公表し、本ポリシーを改定します。

6. HUBBYとの関係

1. 天ぷらはHUBBYとは別に運営されます。HUBBYを利用するかどうかは参加者の任意です。
2. 天ぷらの名簿、DM、通報、処分記録、認証情報等をHUBBYへ自動転送または当然に共有することはありません。
3. HUBBYとの共同企画等で個人データの提供が必要となる場合は、法令上の例外に該当する場合を除き、提供する項目、目的、提供先、取扱い等を事前に説明し、必要な同意を得ます。
4. 本サイトの「提供元：HUBBY」という表示は、サイト制作・提供上のクレジットです。この表示だけを理由に、HUBBYが天ぷらの個人情報取扱主体となることや、参加者情報がHUBBYへ共有されることはありません。

7. 外部サービス・取扱いの委託

運営チームは、本サービスの提供に次の外部サービスを利用する場合があります。運営チームが個人データの取扱いを委託する場合は、利用目的に必要な範囲に限定し、委託先を選定・監督します。

• LINE・Discordコミュニティ、チャット、VC、アカウント認証
• HUBBY参加者が任意で利用する、天ぷらの募集・VC。HUBBY自身が取得する情報には、HUBBYのプライバシーポリシーが適用されます。
• Google管理者のログイン認証。投稿者の送信にはGoogleフォームを使用しません。
• Cloudflare公式Webサイト・運営室の配信、目安箱の回答・添付画像の保管、アクセス制御、セキュリティ、ログ処理

各サービスが自ら取得する情報や保存先については、各社のプライバシーポリシーも確認してください。

8. 国外での処理

外部サービスの仕様により、情報が日本国外で保管・処理される場合があります。運営チームは、取扱国、契約条件、現地制度および安全管理措置を確認します。外国にある第三者への提供に該当し、同意が必要な場合は、必要な情報を事前に説明して同意を得ます。法令上必要な情報提供や継続確認も行います。具体的な取扱状況は第15項の窓口で案内します。

9. 安全管理措置

運営チームは、取り扱う情報の性質とリスクに応じ、次の措置を講じます。

• 取扱責任とルールの明確化、権限を持つ者への教育
• 役割に応じた必要最小限のアクセス権限と、退任時の権限削除
• 個別アカウント、強固なパスワード、二段階認証等の利用
• 共有URL、アクセスキー、パスワード、復旧コード等の秘密管理
• 重要な変更、処分、権限変更および事故対応の記録
• 漏えい等の疑いがある場合のアクセス停止、証拠保全、調査、本人・関係機関への必要な連絡
• 生成AIその他の外部サービスへ、未承認の参加者情報や秘密情報を入力しない運用

安全を損なうおそれのある設定値や認証情報そのものは公開しません。安全管理措置の詳細は、本人からの正当な求めに応じて案内できる範囲で回答します。

10. 保管期間・削除

1. 情報は、利用目的の達成、安全確保、法令遵守および紛争対応に必要な期間に限り保管します。
2. 目安箱、相談および通報の記録は、原則として12か月を目安に必要性を見直します。不要となった情報は削除または識別できない形にします。
3. 重大な違反、再参加防止、継続中の相談・紛争、法令上の保存義務等がある場合は、目的と閲覧範囲を限定して必要な期間のみ延長します。
4. 運営室の名簿、参加・編集履歴等は、運営上必要な期間および安全確保に合理的に必要な期間保管し、退会・役割変更・サービス終了時に必要性を見直します。
5. バックアップから直ちに個別削除できない場合は、通常利用から隔離し、更新・保存サイクルに従って削除します。
6. 目安箱の連投防止用識別子はIPアドレスを秘密鍵付きで変換して作成し、本文とは別に保存します。10分単位の送信回数の確認に用い、期限経過後、原則1日以内に削除します。元のIPアドレスは目安箱の回答データベースには保存しません。
7. 目安箱の管理者操作記録は、原則365日間を上限として保管し、期限経過後に日次処理で削除します。適法な調査や紛争対応で別途保全する必要が生じた場合は、必要性と閲覧範囲を限定します。

11. 運営室・公式目安箱サイトの取扱い

1. 運営室では、名簿、サーモンラン・対抗戦等の記録、編集履歴、参加履歴を、運営と企画管理のために取り扱います。
2. 共有URL内のアクセスキーは閲覧権限の確認に使用されます。リンクを知る者が閲覧できる仕組みのため、共有URLを公開場所へ投稿せず、運営内の必要な者だけで管理してください。
3. 編集時にはDiscordログインを使用し、編集権限の確認、操作記録、不正利用防止のために認証結果と必要なアカウント識別情報を取り扱います。
4. 公式目安箱サイトでは、本文、選択項目、任意で入力された名前、添付画像、送信日時、受付番号および運営上の確認状態を取り扱います。回答はCloudflare D1、添付画像はCloudflare R2に保管します。
5. 公式目安箱の閲覧・送信には、Googleアカウントを必要としません。Google認証による制限は運営者の管理画面・回答データ・添付画像の閲覧に適用します。名前は原則任意ですが、DM返信を希望する相談や活動休止の連絡には、連絡できる表示名が必要です。
6. 回答の一覧・本文・添付画像は一般公開せず、指定された管理者だけがGoogle認証とCloudflare Accessによる確認を経て閲覧します。管理者のメールアドレス、ログインに必要な認証情報、状態変更・削除・出力等の操作記録を、安全管理のため取り扱います。Googleのパスワードは本サイトでは取得しません。
7. 本文等の一部の攻撃的な表現を機械的に照合し、該当する回答を「要確認」に振り分けます。外部の生成AIへ回答を送信する仕組みは使用しません。引用や被害相談などの誤判定を考慮し、自動で削除・処分せず担当者が確認します。
8. 添付画像には撮影位置等のメタデータが含まれることがあります。本サイトで自動除去は行わないため、不要な情報を削除してから添付してください。広告用Cookieや第三者の広告・行動分析タグは設置しません。
9. サイト配信事業者であるCloudflareは、サイトへのアクセス時にIPアドレス、通信経路、システム設定、アクセスに関する情報等を処理する場合があります。
10. アクセスキーの漏えい、不審な編集、管理者アカウントの乗っ取りその他の不正利用が疑われる場合は、第15項の窓口へ速やかに連絡してください。

12. 本人からの請求

1. 本人は、法令に基づき、保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止および第三者提供記録の開示を請求できます。
2. 請求は第15項のメール窓口へ送ってください。対象となるアカウント、請求内容、希望する回答方法を記載してください。
3. なりすまし防止のため、運営チームは請求に必要な最小限の本人確認を行います。確認のため取得した情報は、請求対応以外の目的に使用しません。
4. 法令に定められた不開示等の事由に該当する場合に限り、請求の全部または一部に応じられないことがあります。その場合は、法令に従って通知し、理由の説明に努めます。運営に不都合であることだけを理由には拒みません。
5. 請求手数料は原則として無料です。特別な実費が必要となる場合は、事前に内容と金額を案内します。

13. 未成年者の情報

1. 未成年者は、法令または利用する外部サービスの規約上必要な場合、保護者等の法定代理人の同意を得て利用してください。
2. 本人が同意の結果を十分に判断できない年齢・状況にある場合、運営チームは法定代理人への確認、取得範囲の縮小または削除等を行うことがあります。
3. 未成年者の安全に関する相談では、本人の権利利益に配慮しつつ、必要に応じて保護者、公的機関または専門相談機関へ連絡する場合があります。

14. 本ポリシーの変更

1. 運営チームは、法令、利用サービス、取得情報、利用目的または運営体制の変更に応じて、本ポリシーを改定することがあります。
2. 改定する場合は、変更内容と効力発生日を本サービス内または公式サイトで告知します。取得情報の種類、利用目的または提供先が大きく変わる場合は、必要に応じて事前の説明や同意取得を行います。

15. 個人情報に関する窓口